Kerangka Pemecahan Masalah PIECES
PERFORMANCE
1.Produksi - jumlah kerja seiama periode waktu
2.Waktu respons - penundaan waktu rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ke transaksi
INFORMATION
A. Output
1.Kurangnya informasi yang relevan dan diperlukan
2.Kelebihan Informasi
3.Informasi dalam bentuk frmat yang tidak berguna
4.Informasi tidak akurat
5.Informasi yang sulit diproduksi
6.Informasi yang tidak tepat waktu dan penggunaannya
B. Input
1. Data tidak dapat di-capture
2. Data tidak di-capture secara akurat - terdapat error
3. Data di-capture secara berlebihan - data yang sama dicapture lebih dari sekali
4. Data ilegal di-capture
Data Tersimpan
1.Data disimpan secara berlebihan dalam banyak file
2.ltem-item data sama memiliki nilai-nilai berbeda, dalam file-flle berbeda
3.Data tersimpan tidak akurat
4.Data tidak aman dari vandallsme
5.Data tidak diorganisasikan dengan baik.
6.Data tidak fleksibel - tidak mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi baru dari data tersimpan
7.Data tidak dapat diakses
ECONOMICS
Biaya
1. Biaya tidak diketahui
2. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber
3. Biaya terlalu tinggi
Keuntunqan
1. Pasar-pasar yang baru dapat dieksplorasi
2. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki
3. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan
CONTROL (dan Keamanan)
A. Kontrol Keamanan Lemah
1. Input data tidak diedit dengan cukup
2. Adanya potensi kejahatan
3. Adanya potensi pelanggaran Etika dam privacy
4. Data tersimpan secara berlebihan
5. Error pemrosesan terjadi oleh manusia, mesin atau perangkat lunak
6. Error pembuatan keputusan terjadi
B. Kontrol Keamanan Berlebihan
1. Sistem menjadi lamban
2. Pengendalian berlebihan shg mengganggu karyawan dan pelanggan
EFFICIENCY
1. Penggunaan komputer, orang atau mesin membuang waktu
2. Penggunaan komputer, orang atau mesin membuang material
SERVICE
1. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat atau tidak konsisten ataupun tidak dapat terpercaya
2. Sistem tidak mudah dipelajari atau tidak mudah digunakan
3. Sistem tidak fleksibel untuk berubah
4. Sistem tidak kompatibel dengan sistem lain
1.Produksi - jumlah kerja seiama periode waktu
2.Waktu respons - penundaan waktu rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ke transaksi
INFORMATION
A. Output
1.Kurangnya informasi yang relevan dan diperlukan
2.Kelebihan Informasi
3.Informasi dalam bentuk frmat yang tidak berguna
4.Informasi tidak akurat
5.Informasi yang sulit diproduksi
6.Informasi yang tidak tepat waktu dan penggunaannya
B. Input
1. Data tidak dapat di-capture
2. Data tidak di-capture secara akurat - terdapat error
3. Data di-capture secara berlebihan - data yang sama dicapture lebih dari sekali
4. Data ilegal di-capture
Data Tersimpan
1.Data disimpan secara berlebihan dalam banyak file
2.ltem-item data sama memiliki nilai-nilai berbeda, dalam file-flle berbeda
3.Data tersimpan tidak akurat
4.Data tidak aman dari vandallsme
5.Data tidak diorganisasikan dengan baik.
6.Data tidak fleksibel - tidak mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi baru dari data tersimpan
7.Data tidak dapat diakses
ECONOMICS
Biaya
1. Biaya tidak diketahui
2. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber
3. Biaya terlalu tinggi
Keuntunqan
1. Pasar-pasar yang baru dapat dieksplorasi
2. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki
3. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan
CONTROL (dan Keamanan)
A. Kontrol Keamanan Lemah
1. Input data tidak diedit dengan cukup
2. Adanya potensi kejahatan
3. Adanya potensi pelanggaran Etika dam privacy
4. Data tersimpan secara berlebihan
5. Error pemrosesan terjadi oleh manusia, mesin atau perangkat lunak
6. Error pembuatan keputusan terjadi
B. Kontrol Keamanan Berlebihan
1. Sistem menjadi lamban
2. Pengendalian berlebihan shg mengganggu karyawan dan pelanggan
EFFICIENCY
1. Penggunaan komputer, orang atau mesin membuang waktu
2. Penggunaan komputer, orang atau mesin membuang material
SERVICE
1. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat atau tidak konsisten ataupun tidak dapat terpercaya
2. Sistem tidak mudah dipelajari atau tidak mudah digunakan
3. Sistem tidak fleksibel untuk berubah
4. Sistem tidak kompatibel dengan sistem lain
PIECES, perbandingan Sistem Informasi Lama dan Baru
Tabel PIECES yang menampilkan perbedaan sistem lama dengan sistem baru yang akan digunakan untuk menggantikan sistem lama :
• Teknis ” Apakah teknologi yang akan digunakan pada sistem baru ini secara teknologi dapat diterapkan di perusahaan tersebut? ”
” Secara teknologi perusahaan tersebut sudah memiliki teknologi yang dibutuhkan oleh sistem informasi pemasaran yang baru ini. Dimana di dalam perusahaan tersebut sudah dilengkapi dengan hardware dan software disertai dengan area fiber optic yang dapat mengakses fasilitas internet. ”
• Jadwal ” Apakah jadwal pengerjaan proyek ini layak dikerjakan atau tidak bagi perusahaan tersebut? ”
” Sistem informasi pemasaran ini tidak memakan waktu lama dalam proses pengerjaannya. Dimana sistem baru ini sama dengan sistem lama hanya sistem baru ini dilengkapi dengan aplikasi yang menampilkan spesifikasi perusahaan tersebut. ”
• Anggaran atau Ekonomi ” Apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan sistem tersebut. ”
” Sistem yang baru ini tidak memakan biaya yang cukup besar karena hardware dan software yang diperlukan sudah tersedia pada perusahaan tersebut hanya diperlukan pengontrolan dan pengimplementasian terhadap sistem tersebut. Sehingga biaya yang dikeluarkan sangat efisien. ”
” Keuntungan yang diterima dari sistem ini adalah menghemat waktu, biaya
dan meningkatkan kinerja karyawan. ”
• Teknis ” Apakah teknologi yang akan digunakan pada sistem baru ini secara teknologi dapat diterapkan di perusahaan tersebut? ”
” Secara teknologi perusahaan tersebut sudah memiliki teknologi yang dibutuhkan oleh sistem informasi pemasaran yang baru ini. Dimana di dalam perusahaan tersebut sudah dilengkapi dengan hardware dan software disertai dengan area fiber optic yang dapat mengakses fasilitas internet. ”
• Jadwal ” Apakah jadwal pengerjaan proyek ini layak dikerjakan atau tidak bagi perusahaan tersebut? ”
” Sistem informasi pemasaran ini tidak memakan waktu lama dalam proses pengerjaannya. Dimana sistem baru ini sama dengan sistem lama hanya sistem baru ini dilengkapi dengan aplikasi yang menampilkan spesifikasi perusahaan tersebut. ”
• Anggaran atau Ekonomi ” Apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan sistem tersebut. ”
” Sistem yang baru ini tidak memakan biaya yang cukup besar karena hardware dan software yang diperlukan sudah tersedia pada perusahaan tersebut hanya diperlukan pengontrolan dan pengimplementasian terhadap sistem tersebut. Sehingga biaya yang dikeluarkan sangat efisien. ”
” Keuntungan yang diterima dari sistem ini adalah menghemat waktu, biaya
dan meningkatkan kinerja karyawan. ”
Studi Kelayakan
. Pertimbangan meliputi segi Operasional, Teknik, Jadwal dan Anggaran yang bersangkutan dengan sistem informasi yang akan dibuat untuk menggantikan atau dikombinasikan dengan sistem yang sedang berjalan pada saat ini.
· Operasional adalah kebutuhan utama yang diperlukan dari suatu sistem baru yang akan dijalankan agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada. Studi kelayakan operasional menggunakan kerangka kerja PIECES (Performance Information Economic Control Efficiency Services)
· Performa (Performance) : ” Apakah dengan adanya sistem baru beban para staff dapat berkurang atau semakin bertambah dalam menggunakan sistem baru tersebut ? ”
” Beban para staff berkurang karena staff bertanggung jawab melakukan pengontrolan dan pengecekan sistem tanpa melakukan interaksi langsung dengan pengunjung. ”
· Informasi (Information) : ” Apakah dengan sistem baru ini dapat mengurangi ketidaktahuan masyarakat akan informasi yang ada pada perusahaan tersebut ? ”
” Dengan adanya sistem informasi pemasaran ini pengunjung dapat mengetahui spesifikasi dan letak produk dengan menggunakan fasilitas website. ”
· Ekonomi (Economic) : ” Apakah dengan sistem baru ini dapat meningkatkan pemasaran, kontrol biaya dan keuntungan perusahaan ? ”
” Sistem informasi pemasaran yang baru ini tidak memakan biaya terlalu mahal dan dengan adanya sistem informasi ini peran Divisi Pemasaran dapat meningkatkan kinerja perusahaan tersebut dalam memasarkan produk khususnya dibidang Pemasaran karena ini merupakan target yang harus dicapai oleh para Divisi Pemasaran. ”
· Pengontrolan (Control) : ” Apakah sistem baru ini dapat melindungi serta mengontrol semua data dan informasi yang ada dalam perusahaan? ”
” Sistem baru ini dapat melindungi semua data serta informasi perusahaan dengan aman dan mudah dikontrol oleh para divisi marketing karena sistem ini mudah digunakan dan mempunyai fitur yang sangat sederhana. ”
· Efisien (Efficiency) : ” Apakah para pemakai dapat menggunakan sistem informasi pemasaran secara efisien dan tidak memakan waktu yang sangat lama dengan dan yang update ? ”
” Sistem informasi pemasaran ini dapat digunakan oleh siapa saja tanpa harus melakukan proses registrasi dan dapat diakses dengan sangat cepat, tidak memakan waktu yang lama dengan menggunakan sistem informasi pemasaran yang baru ini. ”
· Pelayanan (Services) : ” Apakah sistem yang baru dirancang dapat digunakan dengan mudah oleh para pemakai sistem tersebut secara fleksibel ? ”
” Sistem baru ini dirancang dengan fitur dan proses yang sangat mudah serta memberikan kepuasan bagi para pengunjung dalam menggunakan sistem tersebut. ”
· Operasional adalah kebutuhan utama yang diperlukan dari suatu sistem baru yang akan dijalankan agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada. Studi kelayakan operasional menggunakan kerangka kerja PIECES (Performance Information Economic Control Efficiency Services)
· Performa (Performance) : ” Apakah dengan adanya sistem baru beban para staff dapat berkurang atau semakin bertambah dalam menggunakan sistem baru tersebut ? ”
” Beban para staff berkurang karena staff bertanggung jawab melakukan pengontrolan dan pengecekan sistem tanpa melakukan interaksi langsung dengan pengunjung. ”
· Informasi (Information) : ” Apakah dengan sistem baru ini dapat mengurangi ketidaktahuan masyarakat akan informasi yang ada pada perusahaan tersebut ? ”
” Dengan adanya sistem informasi pemasaran ini pengunjung dapat mengetahui spesifikasi dan letak produk dengan menggunakan fasilitas website. ”
· Ekonomi (Economic) : ” Apakah dengan sistem baru ini dapat meningkatkan pemasaran, kontrol biaya dan keuntungan perusahaan ? ”
” Sistem informasi pemasaran yang baru ini tidak memakan biaya terlalu mahal dan dengan adanya sistem informasi ini peran Divisi Pemasaran dapat meningkatkan kinerja perusahaan tersebut dalam memasarkan produk khususnya dibidang Pemasaran karena ini merupakan target yang harus dicapai oleh para Divisi Pemasaran. ”
· Pengontrolan (Control) : ” Apakah sistem baru ini dapat melindungi serta mengontrol semua data dan informasi yang ada dalam perusahaan? ”
” Sistem baru ini dapat melindungi semua data serta informasi perusahaan dengan aman dan mudah dikontrol oleh para divisi marketing karena sistem ini mudah digunakan dan mempunyai fitur yang sangat sederhana. ”
· Efisien (Efficiency) : ” Apakah para pemakai dapat menggunakan sistem informasi pemasaran secara efisien dan tidak memakan waktu yang sangat lama dengan dan yang update ? ”
” Sistem informasi pemasaran ini dapat digunakan oleh siapa saja tanpa harus melakukan proses registrasi dan dapat diakses dengan sangat cepat, tidak memakan waktu yang lama dengan menggunakan sistem informasi pemasaran yang baru ini. ”
· Pelayanan (Services) : ” Apakah sistem yang baru dirancang dapat digunakan dengan mudah oleh para pemakai sistem tersebut secara fleksibel ? ”
” Sistem baru ini dirancang dengan fitur dan proses yang sangat mudah serta memberikan kepuasan bagi para pengunjung dalam menggunakan sistem tersebut. ”
Metodologi Waterfall
Metodologi Waterfall.
Karakteristik dari model waterfall ini meliputi beberapa bagian, yaitu :
- Aktivitas mengalir dari satu fase ke fase lainnya secara berurutan.
- Setiap fase dikerjakan terlebih dahulu sampai selesai, jika sudah selesai baru mulai menuju fase berikutnya.
Tahapan penelitian pada model waterfall meliputi metodologi berupa :
· System Engineering
Proses penilaian sistem lama yang sedang berjalan dan studi kelayakan pengembangan sistem baru berdasarkan aspek teknologi, ekonomis dan sumber daya manusia.
· Analisis
Perolehan kebutuhan pengguna sistem dari user serta pilihan solusi jenis sistem informasi yang akan dikembangkan.
· Desain
Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk software. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
· Coding Dan Testing
Desain harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh komputer, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap desain yang secara teknis akan dikerjakan oleh programmer.
Proses Coding ini harus dilakukan Testing untuk menguji kesalahan-kesalahan program maupun fungsi dari sistem.
· Implementasi
Setelah semua fungsi-fungsi software harus di ujicoba agar software bebas dari kesalahan, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. Maka proses selanjutnya adalah bagaimana sistem baru akan diinstall dan dijalankan di perusahaan dengan pengoperasian yang dilakukan oleh user.
· Pemeliharaan
Pemeliharaan suatu software sangat diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada kesalahan kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi atau perangkat lainnya.
